Решение доверяйте экспертам

БиоЛайн, проект "Автоматизация договорного учета"

Проект: "Автоматизация договорного учета"

Заказчик: ООО "БиоЛайн"
Проект реализован на базе ИБР: Документооборот КОРП, 1С:Комплексная автоматизация 8, БИТ:Финанс и CRM.
FAQ: ответы на часто задаваемые вопросы.

​С августа 2013 года ведение преддоговорной, договорной работы и завершения договоров осуществляется в единой информационной системе (конфигурации на платформе 1С:Предприятие 8).

Количественные характеристики внедрения:
  • исленность персонала: более 200 сотрудников;
  • количество автоматизированных рабочих мест: более 70 ед.;
  • количество филиалов: 2 ед.;
  • период внедрения: 1,5 месяца;
  • формат поддержки: консультирование по запросам сотрудников в течение 1 месяца;
  • настроенный обмен данными с системами: 1С:Комплексная автоматизация, БИТ:Финанс.

Внедренная ИБР: Документооборот КОРП в части договорной работы соответствует следующим требованиям:

Требования к Системе управления договорами в целом

  • данные в Системе Договорного учета совместимы по содержанию, кодированию, формату и форме представления информации как получаемой, так и выдаваемой компонентами системы;
  • конфигурация Системы Договорного учета обеспечивает возможность развития (модернизации) системы путем добавлением программных модулей без нарушения функционирования имеющихся;
  • максимально обеспечен принцип однократного ввода первичных данных;
  • наличие встроенных средств мониторинга обеспечивает авторизацию действий пользователей на уровне внесения изменений в документы, проведения транзакций.

Требования к основным функциям

  • формирование, согласование и утверждение договоров;
  • возможность отслеживания связей подчиненности между документами;
  • коллективная работа с договором (подразумевает параллельное редактирование версий файлов договора при согласовании, возможность сравнения версий реализуется средствами доступного текстового редактора);
  • параллельное редактирование файлов договора);
  • присоединение к договорам отдельных файлов (документов);
  • маршрутизация договоров в процессе согласования;
  • напоминание о сроках по договору в целом и по отдельным стадиям Договора;
  • ведение в карточке договора перечня этапов по договору с указанием плановых и фактических сроков по каждой этапу;
  • ведение графика оплаты по договору;
  • отражение оплаты по договорам;
  • отражение изменений статуса договоров;
  • отслеживание связей договора с документами, на основании которых был подготовлен договор и с документами, подготовленными на основании договора;
  • формирование отчетности по договорам;
  • претензионно-исковая работа;
  • ведение архива договоров;
  • поддержка версионности используемых в системе документов;
  • настройка сценариев (маршрутов) согласования.

Требования к вспомогательным функциям

  • хранение нормативно-справочной информации (Валюты, Виды договоров, Структура организации, Статусы, Номенклатура дел, Проекты, Статьи бюджета) и доступ к ней;
  • полнотекстовый поиск по информационной базе системы;
  • возможность прикрепления файлов к объектам системы в системе договорного учета;
  • наличие механизма настройки бланков, печатных форм, для объектов системы;
  • возможность постановки задач/поручения и отслеживание исполнения;
  • механизм настройки префиксов для документов Системы.

С точки зрения функциональной структуры Система Договорного учета разделена на Доходные договоры и Расходные договоры:

Доходные договоры

  • все типы доходных договоров;
  • государственные контракты;

Расходные договоры включают

  • договоры с иностранными поставщиками – Контракты ВЭД;
  • с российскими поставщиками (для выполнения доходных договоров);
  • хозяйственные договоры;
  • прочие договоры.